1. AMAÇ

TTK Personel Belgelendirme tarafından gerçekleştirilen yeniden belgelendirme işlemlerinde uygulanan metodun belirlenmesidir.

 

  1. Kapsam

 

Bu talimat, TTK Personel Belgelendirme’de uygulanan tüm yeniden belgelendirme işlemlerini kapsamaktadır.

 

  1. SORUMLULAR

 

  • Sınav Hizmetleri Sorumlusu
  • Destek Personeli

 

  1. İLGİLİ DOKÜMANLAR

 

  • Sınav ve Belgelendirme Prosedürü
  • Belgenin İzlenmesi Prosedürü

 

  1. KAYITLAR

 

  • 56 Belgenin Yeniden Düzenlenmesi Formu
  • 70 Kanıt ve/veya Portfolyo Değerlendirmesiyle Belge Yenileme Formu
  • 71 Sınavla Belge Yenileme Formu

 

 

  1. TANIMLAR

 

6.1. Genel

TS EN ISO/IEC 17024 Uygunluk Değerlendirmesi – Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar standardı ve Kalite El Kitabında verilen tanımlar bu talimat için de geçerlidir.

  1. UYGULAMA

Belgenin yenilenebilmesi için mevcut belgenin geçerli durumda olması gerekir, geçerliliği askıya alınmış veya iptal edilmiş durumda olan belgeler için belge yenileme yapılamaz. Geçerlilik durumu askıda olan belgeler için askı durumu kalktıktan sonra geçerlilik süresi devam ediyorsa belge yenileme yapılabilir.

Belgenin kullanım süresinin dolmasına 5 ay kala e-posta ve posta yolu ile belgeli kişilere belge kullanım sürelerinin dolmak üzere olduğu ve belge yenilemek için izlenecek adımlar bildirilir. Kullanım süresi takibi ve bildirim Destek Personeli tarafından yapılır.

Başvuru dönemi; belgenin geçerlilik süresi beş yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden beş ay önce, belgenin geçerlilik süresi dört yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden dört ay önce, belgenin geçerlilik süresi üç yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden üç ay önce, belgenin geçerlilik süresi iki yıl ise belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden iki ay önce başlar.

Belge yenileme başvuru döneminin başlangıç tarihinden önce ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilmez.

İletişim bilgilerindeki değişiklikleri zamanında bildirmemiş kişilerle irtibata geçememesi durumunda TTK Personel Belgelendirmenin herhangi bir yükümlülüğü bulunmaz, talep edilmesi hâlinde TTK Personel Belgelendirme söz konusu kişilere bildirim yapmış olduğunu gösterir kanıt ve kayıtları sunması yeterlidir.

 

  1. YENİDEN BELGELENDİRME BAŞVURUSU

Başvuru sahibi belge yenileme başvurusunu, TTK Personel Belgelendirme’ye yapabileceği gibi belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinin tamamında yetkilendirilmiş farklı bir Kuruluşa da yapabilir.

Başvuru sahibi, TTK Personel Belgelendirme’nin ücret tarifesinde belirtilen belge yenileme başvuru ücretini veya belge yenileme sınav ücretini öder ve istenen evrakları posta yolu ile yada posta ile iletir. Başvuru sahibi belge yenileme başvuru dönemi içerisinde belge yenileme başvurusu yapabilir. Ön başvurusu zamanında TTK Personel Belgelendirme’ye bildirilmiş kişilerden; kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenileyecekler için mevcut belgenin geçerlilik süresi dolduktan en geç üç ay sonrasına kadar, sınavla belge yenileyecekler için ise mevcut belgenin geçerlilik süresi dolduktan en geç bir yıl sonrasına kadar belge yenileme işlemleri tamamlanır.

 

8.1. Kanıt ve/veya Portfolyo Değerlendirmesiyle Belge Yenileme

Başvuru, web sitesi üzerinden veya elden imza karşılığı evraklar ile yapılabilir. Başvurunun alınması Destek Personeli tarafından yapılır. Başvuru formuna web sitesi üzerinden ulaşılabilir.

Belgenin geçerlilik süresi beş yıl veya dört yıl ise, belgeli kişinin son beş yılda en az iki yıl belge kapsamı ile ilgili alanda çalıştığını gösterir belge sunması gerekir. Belgenin geçerlilik süresi üç yıl veya iki yıl ise, belgeli kişinin son beş yılda en az bir yıl belge kapsamı ile ilgili alanda çalıştığını gösterir belge sunması gerekir.

TTK Personel Belgelendirme, başvuru sahibinin sunmuş olduğu kanıtları ve/veya portfolyoyu değerlendirir. Değerlendirme Belgelendirme Karar Verici tarafından yapılır.

Kanıtların ve/veya portfolyonun uygun ve yeterli bulunmaması hâlinde başvuru sahibinden eksiklikleri gidermesini ister. Kanıtları ve/veya portfolyosu uygun ve yeterli bulunan başvuru sahibi için belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı tahsil edilir.

Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesiyle belge yenilemek isteyen başvuru sahibi, mevcut belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinden farklı birimleri de yeni belgenin kapsamına eklemek isterse farklı birimlerin sınavlarına katılabilir. Kanıt ve/veya portfolyosunun uygun ve yeterli bulunması ve ayrıca sınavlarına girmiş olduğu birimlerde başarılı olması hâlinde başvuru sahibi için başarılı olduğu tüm birimleri içeren belge düzenlenir.

Kanıt ve/veya portfolyo sunamayan başvuru sahibi ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen belge yenileme sınavına girebilir. Sınavda başarılı olması hâlinde belge yenilemeye hak kazanır.

 

8.1. Sınavla Belge Yenileme

Başvuru, web sitesi üzerinden veya elden imza karşılığı evraklar ile yapılabilir. Başvurunun alınması Destek Personeli tarafından yapılır. Başvuru formuna web sitesi üzerinden ulaşılabilir.

Kanıt ve/veya portfolyo değerlendirmesi ile belge yenilemeye başvurmayan/başvuramayan veya başvurusu değerlendirme sonucu olumsuz olan belgeli kişi, sınav ile belge yenileme başvurusu yapabilir. TTK Personel Belgelendirme, vermiş olduğu belgelerin geçerlilik tarihlerini ve talepleri göz önünde bulundurarak belgelerinin geçerlilik süresi dolmak üzere olan kişilerin belge yenilemesine imkân tanıyacak yeterli sayıda belge yenileme sınavı açar.

Belge yenileme sınavını, başvuru sahibinin belgesinin geçerlilik süresi tamamlanmadan önce uygulanır. Başvuru sahibini, başvuru evrakları elden ya da posta yolu ile TTK Personel Belgelendirmeye’ya ulaştırabilir.  Başvurunun değerlendirilmesi Destek Personeli tarafından yapılır.

Başvurusu uygun bulunan başvuru sahibi, ilgili ulusal yeterliliğin belge yenileme şartlarında belirtilen uygulama sınavına tabi tutulur. Uygulama sınavı “Sınav ve Personel Belgelendirme Prosedürü” (PR16)’ne uygun olarak gerçekleştirilir. Sınavda başvurulan ulusal yeterliliğin uygulama Sınavda başarılı olan başvuru sahibi için TTK Personel Belgelendirme, belge yenileme kararı alır ve başvuru sahibinden belge masraf karşılığı tahsil eder.

Sınav ile belge yenileme başvurusu, belgesinin geçerlilik süresi sona ermesine son bir ayı kalaya kadar yapılabilir. Son bir ay içerisinde başvuru yapan kişilere sınav hakkı sağlanmaz.