1. AMAÇ

Bu prosedür, Uygunluk Değerlendirme Faaliyetlerini kapsamında müşterilere uygunluk belgelerinin verilmesi, askıya alınması, geri çekilmesi, kapsamının genişletilmesi/daraltılması ve iptal edilmesini tanımlar.

  1. UYGULAMA ALANI

Bu prosedür, müşterilere uygunluk belgelerinin verilmesi, askıya alınması, geri çekilmesi, kapsamının genişletilmesi/daraltılması ve iptal edilmesi faaliyetlerine uygulanır.

TANIMLAR

Askıya Alma: Belgenin geçici bir süre kullanımının durdurulmasıdır.

Belgenin İptali: Belgenin geri çekilerek kullanımının tamamen durdurulmasıdır.

ATEX 2014/34/AB Yönetmeliği: Muhtemel patlayıcı ortamlarda kullanılacak teçhizat ve koruyucu sistemlerin imalatı ile ilgili 2014/34 AB Yönetmeliğidir.

Belgelendirme: Yapılan Uygunluk Değerlendirmesi sonucu uygun bulunan ürünün ilgili yönetmeliğe göre uygunluğunun onaylanmasıdır.

AB Tip İnceleme Belgesi: ATEX 2014/34/AB Yönetmeliği Ek III şartlarına uygunluğu gösterir belgedir.

İmalat Sürecinin Kalite Güvencesini Esas Alan Tipe Uygunluk Belgesi: ATEX 2014/34/AB Yönetmeliği Ek IV şartlarına uygunluğu gösterir belgedir.

Ürün Kalite Güvencesini Esas Alan Tipe Uygunluk Belgesi: ATEX 2014/34/AB Yönetmeliği Ek VII şartlarına uygunluğu gösterir belgedir.

Denetimli Ürün Deneyi ve Üretimin Dâhili Kontrolünü Esas Alan Tipe Uygunluk Belgesi: ATEX 2014/34/AB Yönetmeliği Ek VI şartlarına uygunluğu gösterir belgedir.

Ürün Doğrulamayı Esas Alan Tipe Uygunluk Belgesi: ATEX 2014/34 AB Yönetmeliği Ek V şartlarına uygunluğu gösterir belgedir.

Üretimin Dahili Kontrolü: ATEX 2014/34/AB Yönetmeliği Ek VIII şartlarına uygunluğu gösterir belgedir.

Birim Doğrulamasını Esas Alan Uygunluk Belgesi: ATEX 2014/34/AB Yönetmeliği Ek IX şartlarına uygunluğu gösterir belgedir.

  1. İLGİLİ DÖKÜMANLAR
  • 2014/34 AB Yönetmeliği (ATEX)
  • TS EN ISO/IEC 17065 Standardı
  • TS EN ISO/IEC 80079/34 Standardı
  1. SORUMLULAR
  • Bu prosedürün hazırlanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi, uygulanmasında ALSz Şube Müdürü ve denetim ekibi sorumludur.
  • Müşterilere uygunluk belgelerinin verilmesi, askıya alınması, geri çekilmesi, kapsamının genişletilmesi/daraltılması ve iptal edilmesinden Belgelendirme Komitesi sorumludur.
  1. UYGULAMA

6.1. Belgenin Verilmesi

  • Müşteri müracaat etmiş olduğu belgeler için ALSz Şube Müdürlüğü Müracaatın değerlendirilmesi ve onaylanması, Müracaatın ücretlendirerek müşteri ile sözleşme imzalanması, numune/prototip ve Teknik dosyanın incelenmesi, standartların zorunlu kıldığı testlerin yapılması, müşterinin işyerinde saha denetiminin yapılması aşamalarında oluşturulan tüm kayıtlar gözden geçirme personeli tarafından gözden geçirilir ve dosyayı Belgelendirme Komitesine sunar.
  • Belgelendirme Komitesi, ürünün 2014/34 AB ATEX Yönetmeliği ve TS EN ISO/IEC 17065 Standardı ve diğer ilgili standartların şartlarını karşılaması halinde, müşteriye uygunluk belgesi verilmesi kararını alır. ALSz Şube Müdürlüğü Belgelendirme Komitesinin belge verilmesi hakkındaki olumlu kararına dayanarak, müşteriye talep ettiği ve aşağıda belirtilen belgeleri düzenleyerek verir.
  • AB Tip İnceleme Belgesi                                                    (ALSz.FR.020)
  • Ürün Kalite Güvencesini Esas Alan Tipe Uygunluk Belgesi                     (ALSz.FR.021)
  • İmalat sürecinin Kalite Güvencesini Esas alan Tipe UygunluK Belgesi   (ALSz.FR.022)                                                              
  • Denetimli Ürün Deneyi ve Üretimin Dahili Kontrolünü Esas Alan

Tipe Uygunluk Belgesi                                                                               (ALSz.FR.023)

  • Birim Doğrulamasını Esas Alan Uygunluk Belgesi                                   (ALSz.FR.024)
  • Ürun Doğrulamayı Esas Alan Tipe Uygunluk Belgesi                   (ALSz.FR.025)
  • Üretimin Dahili Kontrolü (ALSz.FR.026)

 

  • Belgelendirme Kapsamı ve Kuralları
  • Belge ve logoların kullanımı ile ilgili şartlar Belge ve Logo Kullanımı Prosedüründe (ALSz.PR.011) tanımlanmıştır. Belgenin verilmesi ile eşzamanlı olarak (ALSz.FR.013) Belge ve Logo Kullanım Sözleşmesi müşteri tarafından imzalanır ve ALSz Şube Müdürlüğü tarafından muhafaza edilir.
  • Müşterinin değişiklik talebi olduğu durumlarda Belgelendirme Değişiklik Talep Formu (ALSz.FR.018) ile ALSz Şube Müdürlüğüne yazılı olarak bildirir.
  • Müşterinin değişiklik talebi ALSz Şube Müdürlüğünce incelendikten sonra gerekli görülürse değişiklik gerçekleştirilir. Müşterinin değişiklik talebinin uygun görülmesi halinde gerekli durumlarda müşterinin işyerinde yeniden denetim ve test faaliyetleri de gerçekleştirilir.
  • Belgenin verilmemesi ve değişiklik talebinin reddedilmesi halinde, ret gerekçesi hakkında müşteriye ayrıntılı bilgi verilir. Belgenin verilmemesi ve değişiklik talebinin reddine itiraz edilmesi halinde itiraz işlemi Şikayet ve İtirazı Değerlendirme Prosedürüne (ALSz.PR.010) göre değerlendirilir.
  • Belgelendirme şartlarında meydana gelen değişiklikler (standart/mevzuat değişikliği, revizyon, tadil vb.) durumunda ilgili taraflar bir yazı ile haberdar edilir ve değişiklikler web sitesinde duyurulur.
  • Müracaat işlemleri sırasındaki değişiklikler söz konusu olduğunda müşterinin onayı alınır.
  • Bu değişiklik için geçiş süreci standart/mevzuatı yayınlayan kurumun belirlediği süre kadardır. Böyle bir sürenin mevcut olmadığı durumlarda geçiş süresi olarak bir yıl verilir.
  • Müşteri teknik belgelerle birlikte uygunluk belgelerinin ve ilavelerinin kopyalarını en son teçhizat veya koruyucu sistemlerin imal edildiği tarihten sonra en az 10 yıl muhafaza eder. İmalatçının veya yetkili temsilcisinin Türkiye’de yerleşik bulunmaması halinde, teknik belgeleri muhafaza etme yükümlülüğü ürünü piyasaya arz eden kişiye aittir.
  • Belge ve raporlar yetkili otoritelerin tebliğlerinde belirtilen formatlara göre; şayet böyle bir tebliğ mevcut değil ise AB seviyesindeki rehber dokümanlara göre; bu da mevcut değil ise yönetmelik içinde geçen minimum formata sadık kalmak kaydıyla hazırlanır. Bu dokümanlar güncellendikçe belgelerinin formatı da güncellenir.
  • . Belgelerin Askıya Alınması
  • Belgenin askıya alınması, belirlenmiş kurallar içerisinde, daha önce yapılan bir belgelendirme ile ilgili hakların ALSz Şube Müdürlüğü tarafında kullanımının durdurulması ve askıya neden olan şartların sürekli olarak izlenmesi demektir.
  • ALSz Şube Müdürlüğü belgeleri iki nedenden askıya alır.

a)Belgelerin müşteri isteği doğrultusunda askıya alınması;

     Müşteri, grev, lokavt, reorganizasyon, tabii afetler, hammadde darlığı, sipariş alamama, tesis adresindeki değişiklikten dolayı faaliyetlerine ara vermesi veya benzeri sebeplerden dolayı müşterinin üretimini durdurması halinde belgenin askıya alınması için ALSz Şube Müdürlüğüne yazılı olarak başvurur. Müşterinin belgeyi askıya alma talebi Belgelendirme Komitesinde değerlendirilir uygun görülürse süresi 6 ayı geçmemek üzere belgeyi askıya alır ve müşteriye yazılı olarak bildirir.

  1. b) Müşterinin kurallara uymaması nedeni ile belgelerin askıya alınması;

    Gözetimin bir sonucu olarak veya başka bir şekilde belgelendirme şartlarıyla ilgili bir uygunsuzluk kanıtlandığında, bu kanıtlar Belgelendirme Komitesinde değerlendirilir uygun görülürse süresi 6 ayı geçmemek üzere belgeyi askıya alır. ALSz Şube Müdürlüğü belgelerin askıya alındığını müşteriye yazılı olarak bildirir ve müşteriden gerekli düzeltme faaliyetlerini 6 ay içerisinde yapmasını talep eder.

  • Belgelerin askıya alınması, geri çekme öncesinde uygulanan ara bir tedbirdir. Belgelerin askıya alınma süresi altı 6 ayı aşamaz.
  • ALSz Şube Müdürlüğü aşağıdaki koşulların oluşması durumunda Belgelendirme Komitesi kararıyla müşteri belgelerini 6 ayı aşmamak kaydı ile askıya alır.
    1. Müşterinin belgeleri askıya alınmasını talep etmesi,
    2. Müşterinin önemli değişiklikler içine girmesi ya da faaliyetlerine ara vermesi,
    3. Müşterinin, yönetim sisteminde veya üretim teknolojisinde yapılan değişiklikleri bildirmemesi,
    4. Müşterinin gözetim, gerektiğinde ek denetimler, yeniden belgelendirme veya şikâyet denetimlerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,
    5. Denetimlerde majör ya da minör uygunsuzlukların tespit edilmesi ve belirlenen süre içerisinde bunların kapatılmaması,
    6. Müşterinin, belgelendirme şartlarında meydana gelen değişikliklerin (standart/mevzuat değişikliği, revizyon, tadil vb.) kendisine bildirilmesine rağmen sistemine adapte etmemekte direnmesi,
    7. Belgelendirme işleminin yanlış yansıtılması, belge, logo ve ilgili dokümanların hatalı veya kötüye kullanılması,
    8. Müşterinin, sözleşme ve belgelendirme şartlarına uymaması,
    9. Müşterinin ALSz Şube Müdürlüğüne karşı mali yükümlülüklerini yerine getirmemesi,
    10. Müşterinin belge almasına esas teşkil eden yasal şartlara uygunluk durumunu muhafaza edememesi,
    11. Müşterinin, belge almış olduğu standart esaslarını ihlal ettiğine uygunluğu sürdüremediğine delalet eder şekilde kaza veya olaylara karışması (örnek: çevresel hasar, büyük çaplı iş kazası, patlama yangın, kitlesel zehirlenme vb.)
  • Belgesi askıya alınan müşteriler, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak ALSz Şube Müdürlüğüne Askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi amacıyla ALSz Şube Müdürlüğü müşterinin işyerinde bir denetim geçekleştirir. Bu denetimin kapsamı ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçelerine bağlı olarak belirlenir. Denetim ekibi tarafından hazırlanan Saha Denetim Raporu (ALSz.RP.006) Belgelendirme Komitesine sunulur. Belgelendirme Komitesi yapılan düzeltici faaliyetleri uygun görürse belgenin askıya alınması halini kaldırır.
  • Belgenin askıya alınma halinin kaldırıldığı müşteriye ve Bilim Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına yazılı olarak bildirilir. Web sitesinde yayınlanan belgenin askıya alındığı duyurusu kaldırılır.

6.4. Belgelerin Geri Çekilmesi

  • ALSz Şube Müdürlüğü, bu prosedürün Madde 6.3.ünde verilen koşulların oluşması halinde müşteriye 6 ay içerisinde gerekli olan düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi talep eder. Bu süre içerisinde müşteri gerekli olan düzeltici faaliyetleri gerçekleştirip denetim talebinde bulunmazsa Belgelendirme Komitesi kararı ile belgeler geri çekilir.
  • ALSz Şube Müdürlüğü müşterilerine belgelerin geri çekildiğine dair yazılı bilgi verir ve belge ile logoların 1 ay içerisinde iade etmesini talep eder.
  • Belgelerin geri çekilmesi yönünde karar alındığının müşteriye bildirilmesinin ardından, müşteri derhal ALSz ve Akreditasyon Kurumu logolarının ve belgelendirilmiş olduğunu yansıtan diğer ibarelerin kullanımını durdurur. Bu kapsama reklam ve tesislerde kullanılan logolar da dahildir.
  • ALSz Şube Müdürlüğü belgesi geri alınan müşteriyi Belgeli Müşteri Listesinden (ALSz.LS.015) çıkarır. Bu durumda belgesini geri almak isteyen müşterinin tüm belgelendirme sürecini baştan geçirmesi gereklidir.

6.5. Belgelerin İptali

  • ALSz Şube Müdürlüğü aşağıdaki koşulların oluşması durumunda Belgelendirme Komitesi kararıyla müşteri belgelerini iptal eder.
  1. Müşterinin yazılı talebi,
  2. Müşterinin iflası veya belgelendirme kapsamındaki faaliyetine son vermesi,
  3. Müşterinin belgelendirme kapsamındaki ürün üretimi/hizmet sunumunu durdurması veya kuruluşun kapanması,
  4. Müşterinin tüzel kişiliğin değişmesi,
  5. Müşterinin askıya alma şartlarını kabul etmemesi,
  6. Müşterinin askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,
  7. Müşterinin, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi,
  8. Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen takip denetimlerinde, belirlenen uygunsuzlukların öngörülen sürelerde kapatılmaması,
  9. Müşterinin sertifikayı, belgelendirme kapsamından farklı alanlarda, yanıltıcı ve/veya haksız kullanması,
  10. Müşterinin sertifikada belirtilen tesis adresinde bulunamaması,
  11. Müşterinin sertifika ve ekleri üzerinde tahrifat yapması,
  12. Müşterinin gözetim denetimini kabul etmemesi,
  13. Müşterinin denetimler sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi,
  14. Müşterinin belgenin geçerlilik süresi sonunda belgeyi yenilememesi
  • Müşterinin talep etmesi veya yapılan denetimler sonucunda yukarıda belirtilen koşulların oluştuğu tespit edilmesi halinde Belgelendirme Komitesi kararı ile belge iptal edilir ve müşteriye yazılı olarak bildirilir. Müşteri belge ve logoların kullanımını hemen durdurur ve 1 ay içerisinde ALSz Şube Müdürlüğüne iade eder. ALSz Şube Müdürlüğü belgenin iptal edildiğini Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına bildirir. ALSz Şube Müdürlüğü, belgesi iptal edilen müşteriyi Belgeli Müşteriler (ALSz.LS.015) listesinden çıkarır ve web sitesinde duyurur.
  • Belgesi iptal edilen müşteri 1 ay içerisinde ALSz ve akreditasyon logolarını her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir.
  • Müşterinin belge ve logoyu sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullanıldığını yayın organlarında duyurulur. Belge logoların illegal olarak kullanılması nedeniyle oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur.
    • Kapsam Genişletme veya Daraltma

6.6.1 Kapsam Daraltma

  • ALSz Şube Müdürlüğü; müşterisinin belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı ya da ciddi başarısızlık gösterdiğinde müşterinin belgelendirme kapsamını şartları karşılamayan kısım dışında tutacak şekilde daraltır.
  • Kapsam daraltma isteği müşteri tarafından gelebilir veya denetim ekibi tarafından yapılan denetimler sırasında ortaya çıkmış
  • Müşteri, Belgelendirmede Değişiklik Talep Formu (ALSz.FR.018) ile başvuruda bulunarak belgelendirme kapsamını daraltma talebinde bulunabilir. Müşterinin talebi Belgelendirme Komitesinde değerlendirilerek mevcut kapsamı, değişen faaliyetler, daraltma isteğinin ilgili standarda uygunluğunun etkisi gibi durumlar göz önüne alınarak kapsamın daraltılması kararını alır.
  • Kapsam daraltılması gereği yapılan denetimler sırasında ortaya çıkmış olabilir. Müşteri faaliyetlerindeki ve yasal şartlardaki değişikliklerden dolayı artık belirli bir faaliyetin yerine getirilememesi durumu, müşterinin insan kaynakları, altyapı ve çalışma çevresinde kapsamında bulunan bir faaliyetin artık yapılamıyor olmasının ortaya çıkması vb. durumlar denetim ekibi tarafından belirlenir ve Saha Denetim Raporu (ALSz.RP.006) ile Belgelendirme Komitesine sunulur.
  • Belgelendirme Komitesi, değişen şartları, mevcut kapsamı ve uygulanamayan faaliyetleri göz önüne alarak değerlendirmesini yapar ve kararını verir. Verilen kapsam daraltılması ile ilgili karar müşteriye itiraz hakkı olduğu da belirtilerek yazılı olarak bildirilir.
  • Kapsamın daraltılması ile ilgili bilgi müşteri ve diğer tüm kuruluşlara iletilir ve halka açık bilgiler ile diğer kayıt ve listeler güncellenir.

6.6.2 Kapsam Genişletme

  • Belge kapsamının genişletilmesi isteği müşterinin değişen şartlarından kaynaklanır ve müşteri Belgelendirmede Değişiklik Talep Formu (ALSz.FR.018) ile başvuruda bulunur.
  • Kapsam genişletmeleri ancak yeni eklenecek kapsamın tam bir belgelendirme denetimi ile denetlenmesi ve belgelendirme kararının alınabilmesi ile mümkün olur. Yapılan denetimlerden sonra hazırlanan Saha Denetim Raporu (ALSz.RP.006) Belgelendirme Komitesine sunulur. Belgelendirme Komitesi durumu değerlendirerek kapsam genişletme kararı alır.
  • Müşterinin kapsam genişletme talebi uygun görüldüğünde belge kapsamı geçerlilik tarihi aynı kalmak kaydıyla müşteriye genişletilmiş kapsamda yeni bir belge verilir.
  1. KAYITLAR

1) Belge ve Logo Kullanım Sözleşmesi                                                     (ALSz.FR.013)                                                

2) AB Tip İnceleme Belgesi                                                                    (ALSz.FR.020)                                                 

3) Ürün Kalite Güvencesini Esas Alan Tipe Uygunluk Belgesi                (ALSz.FR.021)

4) İmalat sürecinin Kalite Güvencesini Esas alan Tipe Uygunluk Belgesi(ALSz.FR.022)                                                                                                              

5) Denetimli Ürün Deneyi ve Üretimin Dahili Kontrolünü Esas Alan

Tipe Uygunluk Belgesi                                                                         (ALSz.FR.023)                                                                                                                                                                                                                                                                     

6) Birim Doğrulamasını Esas Alan Uygunluk  Belgesi                             (ALSz.FR.024)

7) Ürun Doğrulamayı Esas Alan Tipe Uygunluk Belgesi                         (ALSz.FR.025)                                                    

7) Belgelendirme Değişiklik Talep Formu                                              (ALSz.FR.018)

8) Belgeli Müşteri Listesi                                                                      ( ALSz.LS.015)